Jakten på de gode IT-løsningene

Mange peker på IT når noe går galt integrasjonsarbeidet. Men IT-problemer er ofte organisatoriske problemer.

IKT-direktør Tommy Due-Løvaas

Det er IT som har flest prosjekter og aktiviteter i det pågående integrasjonsarbeidet ved HiOA. Det er også ofte dit man peker når noe går galt. Berettiget eller ikke.

IKT-direktør Tommy Due-Løvaas står godt i stormen.

– Enkelte ganger har vi IT-problemer, men veldig ofte snakker vi om organisatoriske utfordringer som fremstår som et IT-problem, sier Due-Løvaas. 

– Det kan være beslutninger som ikke er tatt, nye felles rutiner som ikke er beskrevet, bestillinger som ikke er gjort eller konsekvenser av organisatoriske endringer som ikke er forstått.

Sammenslåingen av de to høgskolene handler blant annet om integrasjon av systemer, strukturer og teknologi. IT har enkelte prosjekter selv, men mest av alt har alle andre prosjekter en IT-dimensjon.

Gode fellesløsninger

Hva er utfordringene til IT i integrasjonen av de to høgskolene?

– På kort tid skal vi etablere gode fellesløsninger for den nye institusjonen og samtidig tenke videreutvikling. Der avdelingene og fakultetene har hatt like systemer, har man ikke hatt like rutiner eller praksis. Nå skal vi ha et felles system med omforente prosedyrer, og sammensmelting av to tidligere organisasjonsstrukturer, sier IKT-direktøren.

Felles grunn

På IT kan de ikke ta seg god tid til å utvikle løsninger, eller en felles kultur. IT er kort og godt «av» eller «på». Det skaper naturlig nok friksjon overfor avdelinger som er i «prosess».

– Vi må finne felles løsninger. Dermed blir det avveininger. Noen ganger får kjøttvekta gjelde. Enkelte systemer fungerte bedre på tidligere HiAk, men så velger vi tidligere HiO-løsninger fordi det gir mindre konsekvenser samlet sett.

– Det sier seg selv at det skaper reaksjoner, forteller Due-Løvaas, som legger til at vi skal minimum opp på det beste nivået vi hadde.

Så vi velger dårligere løsninger for å spare tid og ressurser?

– Ja, man kan kanskje si det sånn. Men, vi går ett skritt tilbake for så å ta to skritt frem. Vi må komme på felles grunn først, så kan vi jobbe med å få systemene bedre. Felles grunn er viktig fordi mange eksterne fortsatt oppfatter oss som to institusjoner.

Store utfordringer

Er det store uenigheter i IT-miljøene?

– Vi har våre diskusjoner og uenigheter, det må vi regne med når vi skal finne felles løsninger. Men det er ikke større enn at vi lever godt med det, og bidraget fra begge de tidligere miljøene er viktig.

– Det er større utfordringer mellom IT og de andre miljøene. Forståelsen for hva IT er, hva IT kan bidra med og hva slags forhold og ambisjoner organisasjonen skal ha for IT. Det er den store utfordringen.

IT er en viktig faktor

Hvilke ambisjoner bør organisasjonen ha for IT?

– IT er en viktig faktor i organisasjonsutviklingen fordi den kan sørge for endringer, og legge til rette for andre måter å jobbe på.

– IT skal være rådgivende i slike endringsprosesser, og vi håper fakultetene og avdelingene vil invitere oss til samtaler slik at vi kan ha gode samarbeidsarenaer for diskusjon om høgskolens muligheter i fremtiden.

Hva skjer fremover?

• Fra februar 2012 går HiOA over til Microsoft Exchange/Outlook som e-postsystem og kalendersystem. Informasjon om innfasing og opplæring kommer.
• Arbeidet med å tilpasse eksisterende system til ny organisasjonsstruktur fortsetter i 2012.
• Det skal legges til rette for mer mobilitet i arbeidet, det kan være for eksempel
  mer informasjonsdeling, økt bruk av bærbart utstyr og kontoruavhengighet.
• Teknologi for å understøtte mer samhandling og informasjonsdeling skal på plass.
• Tettere dialog med fakulteter og avdelinger og fokus på tjenesteleveranser.