Meny English

Nye timeplanleggings- og tilsettingsprosesser ved HiOA

Bedre og mer forutsigbar informasjon om timeplaner for studenter. Kortere saksbehandling og bedre kvalitet i tilsettingsprosesser. FAB-prosjektet presenterer resultatene fra piloten på et åpent hus torsdag 29. mars kl. 13:00.

 

Tre personer ser på plansjer

FAB(Forbedring, Arbeidskultur, Brukerverdi)-prosjektet ble  igangsatt for å utvikle en forbedringskultur i administrasjonen ved å etablere nye arbeidsprosesser. Prosjektet har i vinter gjennomført en pilot på tjenesteområdene timeplanlegging og tilsetting. I løpet av januar og februar har flere enn 30 medarbeidere fra fakultetene og fellesadministrasjonen arbeidet med å utforme felles arbeidsprosesser på disse to tjenesteområdene. Både administrativt tilsatte og UF-tilsatte har deltatt og har funnet fram til gode løsninger sammen. Resultatet er nye arbeidsprosesser som korter ned prosesstidene betydelig, og som er innrettet for å dekke brukernes behov vesentlig bedre enn de gjør i dag.

 - Det har vært sentralt for oss å ha med de som selv arbeider med prosessene og som kjenner hvor skoen trykker. Vi tror disse er best i stand til å finne fram til de gode løsningssporene. Arbeidsgruppene har gjennom tre hele workshopdager vist en imponerende evne til nytenking, og deltagerne har vært utrolig positive og løsningsorienterte, forteller prosjektleder Elin Corneliussen. - Som et resultat av engasjementet i arbeidsgruppene har resultatene fra piloten blitt svært gode.

Vil du vite mer om FAB-prosjektet og resultatene?Har du innspill og tilbakemeldinger? Velkommen til "Åpent hus" torsdag 29.mars kl 13.00.

Gode resultater

FAB-prosjektet er en forlengelse av et omfattende kartleggingsarbeid som ble gjennomført høsten 2010 ved de to tidligere høgskolene. Kartleggingen avdekket en rekke gjennomgående problemer som flere unødvendige kontrollpunkter, lang prosesstid, uklare roller og mange ansvarsskift i prosessene. Timeplanlegging og tilsettingsprosessen ble valgt i piloten fordi brukerne har fremholdt disse prosessene som kritiske for kjernevirksomheten vår, og fordi kartleggingen avdekket at forbedringspotensialet i disse prosessene var betydelig.

 - I piloten har det vært nødvendig å komplettere kartleggingsarbeidet og verifisere de utfordringene som tidligere var beskrevet. I tillegg er det jobbet med å analysere hva som er årsakene til de utfordringene vi opplever slik at løsningsforslagene ikke bare fjerner symptomer, men faktiske årsaker, sier Corneliussen.

   - Hvilke konkrete resultater kan dere vise til fra forbedringsarbeidet? - I tilsettingsprosessen ble det raskt konstatert at prosesstiden i dag er alt for lang, at ansvarsforholdene oppleves uklare og at det er for mange «døde» kontrollpunkter i prosessen. Dette fører til at vi risikerer å miste gode søkere og at vi ikke bruker ressursene våre på en god måte. I utviklingen av ny arbeidsprosess var det viktig for gruppen at vi utnytter det handlingsrommet lovverket gir oss, og at vi tar i bruk gode og kreative løsninger for å korte ned saksbehandlingstiden og øke kvaliteten i prosessen. Resultatet mener vi vil gi en mye bedre ressursutnyttelse og potensiale for en halvering av prosesstiden!

- Arbeidet med å utforme en ny prosess for timeplanlegging var utrolig lærerik, og er et godt eksempel på hvor viktig det er at de medarbeiderne som jobber med prosessene har ansvar for å finne løsninger. Jeg er mektig imponert over det arbeidet timeplanleggerne gjør hver dag for å håndtere en svært krevende jobb, og ikke minst over evnen deres til å tenke kreativt og utradisjonelt rundt nye løsninger. Vi tror den nye prosessen vil gi timeplanleggerne en bedre arbeidshverdag og ikke minst vil gi studentene en vesentlig bedre og mer forutsigbar tjeneste enn i dag, utdyper Corneliussen.

Mennesker som dsikuterer plansjer

 

Videre arbeid

 Etter at forslagene har blitt presentert for organisasjonen, og alle har fått anledning til å komme med innspill, vil prosjektet legge fram saken for høgskoledirektøren som tar endelig beslutning om iverksettelse.

 - Hvordan sikres det at forlagene har støtte i organisasjonen?

 - Det viktigste for oss nå er å få tilbakemeldinger fra så mange som mulig på de resultatene piloten har gitt. Vi har allerede presentert forslagene for IDF-møtet (møte for informasjon, drøfting og forhandling mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene) og i flere ulike lederfora.

Vi ønsker også å invitere alle som er interessert til «Åpent hus» torsdag 29. mars kl. 13.00 for å gi informasjon og få tilbakemeldinger om endringsforslagene. Vi ønsker både studenter, UF-tilsatte og administrativt tilsatte velkommen på møtet, sier Corneliussen. Når vi har fått nødvendige tilbakemeldinger vil prosjektet legge fram vedtaksforslag med nye prosesser og tilhørende forbedringstiltak for høgskoledirektøren.

 - Hva med andre administrative prosesser? - Prosjektet skal i løpet av våren gå i gang med tilsvarende arbeid knyttet til andre prosesser. Erfaringer vi har gjort i piloten gir et godt grunnlag for videre arbeid.

 - Vi valgte å prøve ut verktøy fra LEAN management som er en mye brukt og effektiv metode for kontinuerlig forbedringsarbeid. Mange organisasjoner som har satt i gang Lean-prosjekter kan vise til gode resultater, og våre egne erfaringer fra piloten tyder på at dette kan være en god metode også for oss. Vi har tilpasset og valgt ut de verktøyene vi mener vil gi best resultater ved HiOA.

Målet er å vri den administrative virksomheten fra brannslukking og kontroll til styrket kompetanse og profesjonalisering av det administrative arbeidet. Med så mange dyktige medarbeidere og stor vilje til forbedring er jeg sikker på at vi vil lykkes med arbeidet, sier Corneliussen.

Grethe Strand Publisert: Oppdatert: